Mezi dvěma nezávislými subjekty Z hlediska návrhu pro EDI systémy je nutné definovat
– zda-li se jedná o EDI pro závislé nebo nezávislé subjekty. Je důležité si vyjasnit, co je závislý a co nezávislý subjekt.
Pokud má firma dvoje kanceláře, každou na jiném konci města, nejedná se o nezávislé subjekty, ale o jeden podnik. Je možné definovat jednodušší strukturu než při zavedení EDI. Nemá smysl zavádět EDI pro vnitropodnikovou komunikaci.
EDI nahrazuje papírové doklady Představme si dosavadní postup při odesílání a přijímání dokladů. Doklad (např. faktura) obsahuje definovaná data, podpis, obálku. Z počítače se doklad musí vytisknout, pak nechat podepsat, vložit do obálky a odnést na poštu. Obchodní partner si vyzvedne obálku na poště, rozlepí ji, zkontroluje podpis a začne data opět zadávat do počítače.
Oproti tomu v EDI stačí aplikaci, která doklad vytváří, zadat adresu obchodního partnera. Aplikace (automaticky) doklad odešle, partnerská aplikace je převezme, potvrdí příjem (namísto kontrolního telefonátu) a sama si ho zpracuje, popřípadě uloží. Odpadá tedy zbytečný tisk dokladů na papír, zbytečné zpětné zapisování dat do jiného počítače a s tím i nutně vznikající chyby.
